Quản trị cung ứng cho công ty khởi nghiệp

Date: - View: 422 - By:

TS Huỳnh Thanh Điền/ Bài đăn trên Báo Doanh nhân Sài Gòn (2017)

Chuỗi cung ứng từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, cách thức vận chuyển, lưu kho nguyên liệu và thành phẩm, giao hàng... ảnh hưởng đến chi phí và tạo áp lực gia tăng nguồn vốn lưu động, trong khi công ty khởi nghiệp thường gặp khó khăn về vốn cũng như mong muốn tiết kiệm chi phí để cạnh tranh nên rất cần đến các kỹ năng quản trị cung ứng

Mục tiêu của quản trị chuỗi cung ứng là nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng với chi phí tối thiểu và nguồn vốn lưu động thấp nhất. Hướng đến mục tiêu đó, cần quan tâm đến các công tác: tìm nguồn cung cấp với giá cạnh tranh, thiết lập mạng lưới quan hệ với các nhà cung cấp đáng tin cậy, giảm thiểu tồn kho nhưng vẫn đảm bảo sản xuất được liên tục.

Tìm nguồn cung cấp với giá thấp là một khó khăn đối với công ty khởi nghiệp. Do mới thành lập, năng lực sản xuất còn yếu, đơn hàng đặt mua nguyên liệu không lớn nên thường ít nhận được chính sách chiết khấu, bán chịu từ nhà cung cấp. Để giảm chi phí nguyên liệu, cần quan tâm đến các biện pháp lựa chọn nguồn nguyên liệu thay thế với giá thấp nhưng vẫn đáp ứng được chất lượng cho sản phẩm.

Được nhà cung cấp cho hưởng chiết khấu và bán chịu là việc khó, nhưng không phải không thể làm được. Giai đoạn đầu, có thể phải chấp nhận trả giá cao hơn nhưng cần sớm tạo dựng niềm tin với nhà cung cấp thông qua tần suất đặt hàng đều và giữ uy tín trong thanh toán để sớm được hưởng những ưu đãi trong tương lai.

Song song đó, cần phát triển thêm mạng lưới các nhà cung cấp thay thế, cạnh tranh nhau để chiếm ưu thế trong đàm phán giá với nhà cung cấp. Đồng thời cần hiểu rõ kết cấu chi phí của nhà cung cấp để biết được giá tối thiểu họ có thể chấp nhận bán.

Một trong những nội dung quan trọng của quản trị chuỗi cung ứng là xác định mức dự trữ (tồn kho) hợp lý. Không có tồn kho hoặc tồn kho thấp sẽ khó đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, có thể dẫn đến đánh mất cơ hội khi khách hàng đặt hàng mà không đủ nguyên liệu sản xuất hoặc thành phẩm để bán. Trái lại, tồn kho nhiều sẽ tốn chi phí thuê kho, bảo quản, bảo hiểm, hao hụt và các rủi ro về cháy, nổ... Tóm lại, tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều không tốt, nên phải xác định mức tồn kho tối ưu.

Tồn kho tối ưu là khối lượng nguyên liệu đầu vào mỗi lần mua phải đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh được liên tục, đồng thời chi phí tồn kho và chi phí mua hàng thấp nhất. Có nhiều mô hình khác nhau trong xác định tồn kho tối ưu. Dù áp dụng bất kỳ mô hình nào, việc tính toán cần dựa vào thông tin dự báo doanh thu, phân loại và xác định nhu cầu nguyên liệu tương ứng, chi phí lưu kho, chi phí mỗi lần đặt hàng... thì sẽ dễ dàng tính toán được mức tồn kho tối ưu. Bên cạnh đó, cần xác định những loại nguyên liệu, vật tư cần dự trữ liên tục đề phòng sự cố.

Vận chuyển nguyên liệu về kho, từ kho đưa vào dây chuyền sản xuất, thành phẩm mới được sản xuất vận chuyển về kho thành phẩm, từ kho thành phẩm về đến các trung tâm phân phối... cần được tính toán tỉ mỉ. Quá trình này cần quan tâm đến việc tính toán đường đi, phương tiện, thời điểm vận chuyển nhằm giảm thiểu rủi ro và chi phí. Cũng cần tính đến các trường hợp cần đến bảo hiểm hàng hóa sao cho hợp lý do quá trình này thường tiềm ẩn rất nhiều rủi ro.

Để giảm hao hụt, tổn thất nguyên vật liệu, thành phẩm trong kho, cần chú ý công tác quản lý kho từ thiết kế kho đúng tiêu chuẩn bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm chờ bán. Đồng thời cần lưu ý các biện pháp kỹ thuật bảo quản, tránh tình trạng hàng hóa bị mất phẩm chất, hư hỏng.

Bên cạnh đó, cần thiết lập hệ thống sổ sách bài bản trong việc thống kê, ghi chép khối lượng từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất kho. Cần có chế độ kiểm kê định kỳ, đột xuất nhằm đảm bảo khối lượng hàng lưu kho thể hiện trên sổ sách khớp với khối lượng hàng thực tế tồn trong kho. Việc kiểm kê còn giúp phát hiện những trường hợp bảo quản không đạt chuẩn, hàng hóa có nguy cơ hoặc đã mất phẩm chất, hư hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời.

Cần thiết lập các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm giúp cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho cần tuân thủ nguyên tắc nhập trước - xuất trước để tránh hao mòn vô hình, và cần xây dựng cơ chế quản lý rõ ràng đối với các hoạt động nhập - quản lý - xuất kho.

Lượng nguyên vật liệu đầu vào, sản phẩm dở dang, thành phẩm chờ tiêu thụ đang trên đường vận chuyển, tồn trong kho, tồn trên chuyền sản xuất càng nhiều thì đòi hỏi vốn lưu động càng lớn. Công ty khởi nghiệp thường gặp khó khăn về vốn và một trong những cách có thể áp dụng để giảm thiểu nguồn vốn này một cách hợp lý là thuyết phục khách hàng tạm ứng trước và chiếm dụng vốn của nhà cung cấp.

Cũng cần thiết lập hệ thống thông tin tương tác với khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại, dịch vụ thì nên thiết lập hệ thống kết nối giữa nhà cung cấp với khách hàng mà không cần qua tồn kho của công ty.

Cuối cùng, cần tăng cường sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xí nghiệp trong công ty để đảm bảo sản xuất, tiêu thụ được liên tục. Bộ phận kinh doanh cần phải dự báo chính xác sản lượng tiêu thụ; bộ phận kỹ thuật phải tính toán chính xác định mức, tiêu chuẩn nguyên vật liệu; bộ phận cung ứng phải xác định đúng khối lượng, điểm đặt hàng, dự trữ an toàn, dự báo giá nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với giá cạnh tranh. Nếu một bộ phận nào đó không làm tốt công việc của mình sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của bộ phận khác, gây nguy hại đến mục tiêu quản trị chuỗi cung ứng chung của toàn công ty.

LIÊN KẾT
FANPAGE