Trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế, cụm từ "tái cấu trúc DN" thường được nhắc đến. Khi gặp khủng hoảng kinh tế, nhiều DN làm ăn kém hiệu quả tìm cách vượt qua để tiếp tục phát triển. Khi đó, DN phải thực hiện nhiều biện pháp để thoát khỏi hiện trạng yếu kém, hướng đến hoạt động hiệu quả hơn.

Nhiều DN lúng túng trong quá trình thay đổi đó, càng thay đổi thì tình hình hoạt động có khuynh hướng xấu hơn. Chẳng hạn như để giảm lỗ, nhiều DN thực hiện các biện pháp cắt giảm chi phí bằng cách tinh giản nhân sự, sắp xếp lại tổ chức, cắt giảm các hạng mục chi phí... mà vẫn không cải thiện được tình hình.

Thậm chí các DN nhà nước tái cấu trúc theo các văn bản chỉ đạo chung của chính phủ như thoái vốn ngay cả những dự án có tiềm năng, cấm đầu tư ngoài ngành kinh doanh chính (làm hạn chế cơ hội kinh doanh), sáp nhập theo chiều ngang làm tăng quy mô nhưng hiệu quả tổng thể giảm...

Những sai lầm đó xuất phát từ nhận thức thiếu thông suốt về tái cấu trúc DN. Càng thay đổi, tình trạng hoạt động kém hiệu quả của DN càng thêm trầm trọng.

Hoạt động của DN chịu sự chi phối của các yếu tố từ môi trường kinh doanh, bao gồm văn hóa, xã hội, chính trị, pháp luật, kinh tế vĩ mô (tăng trưởng kinh tế, thất nghiệp, lạm phát, xu hướng công nghệ, đầu vào, cơ sở hạ tầng...) và vi mô (5 áp lực: khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đối thủ tiềm ẩn, sản phẩm thay thế).

Các yếu tố từ môi trường kinh doanh mang lại cơ hội và thách thức cho DN. Từ đó DN lựa chọn nhóm khách hàng cần phục vụ, phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng, lựa chọn công nghệ phù hợp để sản xuất sản phẩm. Đồng thời thiết lập hệ thống tổ chức các hoạt động cung ứng, sản xuất, bán hàng và lao động phù hợp với định hướng kinh doanh đó. Tất cả những yếu tố này gọi chung là cấu trúc DN.

DN chỉ phát triển khi cấu trúc phù hợp để tận dụng cơ hội, tránh né thách thức hoặc biến thách thức thành cơ hội để phát triển. Môi trường kinh doanh luôn thay đổi nên đòi hỏi cấu trúc của DN phải thay đổi theo. Lý tưởng nhất là thiết lập được hệ thống bắt nhịp với những thay đổi nhu cầu của khách hàng, hệ thống quản lý rủi ro tốt, đội ngũ nhân lực luôn đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh, duy trì tốt năng lực cải tiến và sáng tạo.

Khi môi trường kinh doanh có sự thay đổi nhỏ thì cấu trúc của DN cũng thay đổi nhỏ, môi trường kinh doanh có sự thay đổi lớn thì cấu trúc của DN cũng thay đổi lớn. Tuy nhiên, sự linh hoạt trong cấu trúc của DN thường có giới hạn, không theo kịp sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Khi thấy được nhu cầu trên thị trường, DN xác định khách hàng mục tiêu rồi tiến hành đầu tư nhà xưởng, công nghệ để sản xuất đáp ứng nhu cầu đó. Khi nhu cầu của khách hàng thay đổi, DN không dễ dàng thay đổi công nghệ bởi chưa hoàn được vốn, đầu tư càng lớn thì sự thay đổi diễn ra càng chậm. Đây là thách thức lớn đối với DN có quy mô nhà máy lớn, sản xuất hàng loạt sản phẩm trong bối cảnh làn sóng thay đổi công nghệ dâng cao.

Đầu tư nhà máy sản xuất quy mô lớn luôn đối mặt với "cái bẫy ngại thay đổi". Mọi thay đổi bắt nguồn từ thay đổi nhu cầu của khách hàng, khi khách hàng không có nhu cầu về sản phẩm đang sản xuất, DN buộc phải thay đổi sản phẩm. Trường hợp tiếp tục sử dụng công nghệ cũ để sản xuất sản phẩm mới thì sự thay đổi chỉ xoay quanh các vấn đề về quản lý và trình độ nhân lực thì không có gì đáng ngại.

Nếu sản phẩm mới đòi hỏi phải đầu tư công nghệ mới để sản xuất thì DN buộc phải đầu tư cho công nghệ mới, khi đó sẽ có một đợt tái cấu trúc toàn diện. Nếu chủ DN không có khả năng thay đổi thì buộc phải chuyển nhượng, hoặc sáp nhập vào DN khác có khả năng để thực hiện quá trình tái cấu trúc này. Làn sóng mua bán, sáp nhập DN đã và đang diễn ra rất sôi động trong vòng 5 năm qua trên toàn cầu cũng xuất phát từ quy luật tương tự.

Mọi sự cải tiến đều có giới hạn, chỉ có sáng tạo mới làm nên đột phá để chinh phục nhu cầu mới. Ngày nay, nhân loại đang đứng trước ngưỡng cửa của cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập quốc tế đan xen với chủ nghĩa bảo hộ, sự xuất hiện của kinh tế chia sẻ, các đợt khủng hoảng xảy ra một cách bất thường... đòi hỏi DN phải luôn đặt mình trong cuộc chiến tái cấu trúc liên tục để tồn tại. Muốn vậy, phải thiết kế được hệ thống tự động nhận diện dấu hiệu cần tái cấu trúc để làm cơ sở cho những thay đổi ngắn và dài hạn. Đây là triết lý để xây dựng cấu trúc DN tối ưu.