TS Huỳnh Thanh Điền/ Bài đăng trên Báo Doanh Nhân Sài Gòn (2017)

Công ty mới được thành lập với nguồn tài chính eo hẹp, lực lượng nhân lực mỏng với kỹ năng hạn chế, cộng với người chủ thiếu kiến thức và kỹ năng quản trị dự án gắn với đặc thù của công ty khởi nghiệp thì khó có thể đạt được mục tiêu, chất lượng và tiến độ khi triển khai dự án.

Việc đầu tiên khi thực hiện dự án là người quản lý dự án cần xây dựng một đội ngũ phù hợp với tính chất đặc thù của dự án. Đội ngũ sẽ cùng nhau xây dựng mục tiêu và phân chia công việc theo từng cấp độ. Công việc càng phức tạp thì càng phải chia thành nhiều cấp độ đơn giản để dễ thực hiện. Kế đến là xác định các nguồn lực như tiền bạc, nguyên vật liệu, công cụ, thiết bị, nhân công để thực hiện từng công việc ở cấp độ thấp nhất.

Trên cơ sở phân chia, sắp xếp trình tự và nguồn lực thực hiện công việc, người quản lý dự án lập sơ đồ tiến độ dự án biểu diễn các công việc thực hiện theo thời gian cụ thể, cho biết thời gian hoàn thành dự án theo kế hoạch, thời gian dự trù tăng thêm cho mỗi công việc. Bên cạnh đó, cần lập các bản kế hoạch sử dụng cho từng loại nguồn lực (nguyên vật liệu, thiết bị, nhân công) và chi phí theo thời gian để giúp đội ngũ chủ động đưa ra các phương án sử dụng, cân đối nguồn lực, tránh để có lúc thiếu, lúc thừa.

Bước kế tiếp là phân công thực hiện các nhiệm vụ trong bản kế hoạch, cần xác định rõ cá nhân chủ trì, phối hợp cho từng công việc cụ thể. Cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì công việc sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc (chất lượng, tiến độ và ngân sách), chủ động ở mức cao nhất khi cần đến sự phối hợp, hỗ trợ từ cá nhân, bộ phận khác.

Trong quá trình thực hiện dự án, đội ngũ còn phải phối hợp với các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý nhà nước, nhà tài trợ, chuyên gia..., do vậy, cần quy định rõ nhiệm vụ hỗ trợ, tư vấn, phê duyệt kết quả đối với từng công việc cụ thể. Phải bàn bạc và thống nhất kế hoạch phối hợp với các bên liên quan.

Phân công nhiệm vụ cụ thể chưa đủ để đội ngũ thực hiện hiệu quả các công việc theo kế hoạch, mà cần phải có các quy định rõ ràng trong phối hợp, các biểu mẫu trong làm việc để giúp đội ngũ biết rõ trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn thực hiện cho mỗi công việc. Đến đây, bản kế hoạch của dự án về cơ bản đã được hình thành với tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng, thời gian, nguồn lực và phân công nhiệm vụ, cơ chế phối hợp thực hiện. Tiếp theo là bắt tay vào thực hiện các công việc theo kế hoạch. Quá trình này đòi hỏi người quản lý dự án phải thực hiện hai chức năng quản trị quan trọng là lãnh đạo đội ngũ và kiểm soát dự án.

Lãnh đạo đội ngũ không hề dễ dàng, bởi vì thành viên trong đội không chỉ là nhân viên dưới quyền như một tổ chức thông thường, mà nhiều khi gồm các chuyên gia, các cá nhân hoặc đơn vị cộng tác và các bên có liên quan bên ngoài. Do vậy, phương châm xuyên suốt trong lãnh đạo đội ngũ là động viên, điều phối, kết nối mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung của dự án. Muốn vậy, quản lý dự án không chỉ phải có kiến thức chuyên ngành mà còn cần có kiến thức tổng quát để có thể giao tiếp được với nhiều đối tượng khác nhau, phải có đầu óc tổng hợp hơn là phân tích, phải vận dụng được kỹ năng và nghệ thuật hóa giải xung đột, phải khéo léo trong duy trì kỷ luật của tổ chức.

Quá trình thực hiện dự án cần làm tốt công tác kiểm soát để kịp thời phát hiện ra các sai lệch về chất lượng, chi phí và tiến độ giữa thực tế đạt được và kế hoạch đề ra ban đầu. Sai lệch xảy ra thường do nhiều nguyên nhân: hoạch định ban đầu không sát thực tế, tổ chức thực hiện, lãnh đạo đội ngũ chưa tốt, khách hàng thay đổi yêu cầu… Thông thường, dựa vào nguyên nhân của sai lệch để đề ra các giải pháp điều chỉnh phù hợp: nếu do hoạch định sai thì điều chỉnh kế hoạch, nếu do công tác tổ chức thực hiện chưa tốt thì điều chỉnh công tác tổ chức.

Tuy nhiên, không phải sai lệch nào xuất phát từ khâu tổ chức thực hiện cũng mang ý nghĩa tiêu cực. Trong quản lý dự án, việc kiểm soát dựa trên tư duy về "giá trị làm ra", chẳng hạn như khách hàng thay đổi yêu cầu làm phát sinh chi phí, nhưng đổi lại dự án sẽ có thêm ngân sách để thực hiện do khách hàng trả thêm, có khi còn lớn hơn mức chi phí phải chi thêm thì đó là điều tốt. Tương tự, có nhiều trường hợp cần thiết phải thay đổi mục tiêu để mang lại giá trị cao hơn rất nhiều so với chi phí, thời gian tăng thêm do mục tiêu thay đổi, lúc đó người quản lý dự án vẫn chọn cách thay đổi mục tiêu.

Rồi cũng đến ngày kết thúc dự án, dù thành công hay thất bại thì trong giai đoạn kết thúc luôn gặp phải sự cố "thiếu tập trung trong công việc" của đội ngũ. Trong khi đó, có rất nhiều việc phải làm như chuẩn bị đóng gói hồ sơ, thanh quyết toán các hợp đồng, đưa vào khai thác (sử dụng), chuẩn bị cho các dự án mới... Người quản lý phải biết cách động viên đồng đội để họ làm tốt những công việc kết thúc dự án.

Sau mỗi dự án hoàn thành, đội ngũ sẽ có được nhiều bài học quý báu. Công ty phát triển sẽ có nhiều dự án nối tiếp nhau, do vậy, năng lực quản trị dự án luôn rất quan trọng đối với chủ doanh nghiệp, dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ.